Die 5 K’s des Eventmanagements, die jeder kennen sollte

Veranstaltungsmanagement ist einer der spannendsten Berufe überhaupt. Der durchschnittliche Veranstaltungsplaner ist ein vielbeschäftigter Mann, der für ein großartiges Erlebnis für die Teilnehmer sorgt.

Haben Sie jemals darüber nachgedacht, selbst ins Veranstaltungsmanagement einzusteigen?

Es ist eine aufregende Berufswahl, aber sie kann auch entmutigend sein. Sie müssen sicherstellen, dass Sie wissen, was Sie tun, wenn Sie im Veranstaltungsmanagement erfolgreich sein wollen.

Dazu müssen Sie die 5 K’s des Eventmanagements kennen.

Wenn Sie die Kreativität und den Willen haben, Eventmanagement zu betreiben, dann haben Sie einen Großteil der Arbeit hinter sich gebracht.

Aber es gibt noch viel mehr zu lernen, um eine erfolgreiche Veranstaltung auf die Beine zu stellen.

Diese zusätzlichen Tipps sind als die 5 K’s bekannt, und sie sind wie folgt:

1. Konzept

Der erste Schritt zur Planung einer erfolgreichen Veranstaltung ist das Veranstaltungskonzept. Überlegen Sie, wozu die Veranstaltung stattfinden soll. Eine der besten Möglichkeiten ist, an die größten Konzerte aller Zeiten zu denken. Auch wenn es sich bei Ihrer Veranstaltung nicht um ein Konzert handelt, können Sie sich so ein Bild davon machen, wie sich die Besucher Ihrer Veranstaltung fühlen sollen.

Es gibt bestimmt eine Veranstaltung, an der Sie teilgenommen haben und die Ihnen in Erinnerung geblieben ist. Genau das wollen Sie mit Ihrer Veranstaltung erreichen.

Überlegen Sie, warum Sie diese Veranstaltung planen. Was ist der Zweck der Veranstaltung?

Vielleicht möchten Sie eine Veranstaltung durchführen, um andere zu unterhalten. Vielleicht ist die Veranstaltung eine Spendenaktion für einen wohltätigen Zweck. Oder vielleicht handelt es sich um ein Seminar zu einem bestimmten Thema.

Sobald Sie das „Warum“ herausgefunden haben, sollten Sie herausfinden, an wen sich die Veranstaltung richtet. Sie wollen Ihre Zielgruppe finden, die am meisten von Ihrer Veranstaltung profitieren wird. Dies wird Ihnen helfen, das „Was“ der Veranstaltung zu bestimmen. Das bedeutet, dass Sie bestimmen können, woraus die Veranstaltung bestehen soll – Redner, Aufführungen, Aktivitäten, Catering usw.

Schließlich müssen Sie festlegen, wann die Veranstaltung stattfinden soll und welcher Veranstaltungsort dafür am besten geeignet ist.

2. Koordinierung

Wir hoffen, Sie wissen, wie man einen Zeitplan richtig plant. Der nächste Schritt, nachdem Sie Ihre Veranstaltung konzipiert haben, ist die Koordinierung.

Dazu gehört, dass Sie sich ein Thema oder eine allgemeine Idee für die Veranstaltung überlegen. Sobald Sie ein Thema gefunden haben, haben Sie eine bessere Vorstellung vom Veranstaltungsort, von der Dekoration (falls angebracht) und von allen zusätzlichen Anforderungen für die Veranstaltung – sei es die Beauftragung eines Redners, der Einsatz von Audio-/Videotechnik usw.

Reservieren Sie das/die Datum/Daten und den Veranstaltungsort lange im Voraus. Achten Sie darauf, dass Sie bei den Terminen und dem Veranstaltungsort flexibel sind, falls Sie nicht gleich die perfekte Zeit und den perfekten Ort finden können. Sobald diese bestätigt sind, können Sie mit der Werbung für die Veranstaltung bei Ihren potenziellen Teilnehmern beginnen.

Dies ist auch der Schritt, bei dem Sie Aufgaben an Ihre Teammitglieder delegieren. Zu diesen Aufgaben gehört die Kontaktaufnahme mit Rednern/Darstellern. Weitere Aufgaben sind der Kauf oder die Anmietung der erforderlichen Technik und Ausrüstung. Vielleicht möchten Sie Ihre Teammitglieder auch bitten, den Transport, das Catering und das Marketing zu koordinieren.

3. Kontrolle

Dies ist eine der am meisten übersehenen und oft vernachlässigten Phasen des Veranstaltungsmanagements. Sie lässt sich am besten bewältigen, wenn Sie einen Durchgang durch die Veranstaltung machen.

Sie wollen sicherstellen, dass alles nach Plan läuft. Gehen Sie zum Veranstaltungsort und prüfen Sie, ob genügend Platz für alle bestätigten Teilnehmer vorhanden ist. Sie müssen auch prüfen, ob genügend Platz für das Catering-Unternehmen vorhanden ist, um das Essen auszugeben.

Außerdem sollten Sie alles im Auge behalten und mögliche Änderungen einplanen. Wenn zum Beispiel ein Redner absagt, haben Sie dann einen Ersatzredner? Haben Sie für den Fall, dass der Caterer ein Problem hat, eine Liste mit anderen Optionen vorbereitet?

Haben Sie überlegt, was zu tun ist, wenn das Budget zur Neige geht? Denken Sie immer an das Worst-Case-Szenario, damit Sie Ihre Veranstaltung immer im Griff haben.

4. Höhepunkt

Dies ist sozusagen der „D-Day“. Das ist der Tag, an dem die Veranstaltung stattfindet. An diesem Tag müssen Sie und Ihr Team alles im Griff haben.

Sie müssen einen Reiseplan für alle an der Veranstaltung Beteiligten erstellen. Sie sollten dafür sorgen, dass das Team vor Beginn der Veranstaltung Zugang zum Veranstaltungsort hat, damit Sie die Veranstaltung vor Beginn einrichten und möglicherweise „proben“ können.

Im weiteren Verlauf der Veranstaltung müssen Sie sicherstellen, dass der Ablaufplan kontinuierlich eingehalten wird. Wenn ein Redner spricht, müssen Sie dafür sorgen, dass der zweite Redner für seine Rede bereit ist.

Während die Gäste an der Rezeption einchecken, müssen Sie dafür sorgen, dass die Caterer das Essen vorbereiten und dass es zur vorgesehenen Zeit fertig ist. Kurz gesagt, Sie müssen während der Veranstaltung immer wachsam sein.

5. Abschluss der Veranstaltung

Nach dem erfolgreichen Abschluss der Veranstaltung gibt es noch einiges zu tun. Sie müssen sicherstellen, dass alle Zahlungen und Vertragsbeendigungen mit den Lieferanten, Caterern, Rednern usw. abgeschlossen sind.

Außerdem sollten Sie Ihrem Team ein Feedback geben. Wenn sie gute Arbeit geleistet haben, lassen Sie es sie wissen. Wenn es Probleme gab, sollten Sie sicherstellen, dass diese sofort behoben werden, damit das Team bei der nächsten Veranstaltung bessere Arbeit leisten kann. Bitten Sie sie auch um ein Feedback, wie Sie als Eventmanager abgeschnitten haben.

Schließlich sollten Sie sich auch an die Redner/Darsteller, Lieferanten und Caterer wenden. Fragen Sie sie, ob ihnen die Veranstaltung gefallen hat und was man besser machen könnte. Sie sollten sich auch an Ihre Teilnehmer wenden und sie um ein Feedback zur Veranstaltung bitten.