Die 6Ps der Veranstaltungsplanung

Hier ist ein Rezept, wie Sie eine Veranstaltung von Grund auf erfolgreich gestalten können. Wenn Sie Pläne für die Vermarktung einer Dienstleistung erstellen, haben Sie vielleicht gelernt, dass es „7 Ps“ gibt, um Ihre Dienstleistung erfolgreich zu vermarkten, Ihre Ziele zu erreichen und Ihre Vorgaben zu erfüllen. Falls Sie sich nicht mehr daran erinnern: Diese 7 P’s im Dienstleistungsmarketing sind bekannt als Produkt, Preis, Ort, Werbung, physische Evidenz, Menschen und Prozess. Da es sich beim Eventmanagement um eine Art von Dienstleistung handelt, unterscheiden sich die bisherigen Elemente der Ps leicht. Lassen Sie mich Ihnen die neuen alternativen Ps der Eventplanung vorstellen, die ich entwickelt habe und die Ihnen als Leitfaden für erfolgreiche Events dienen könnten.

Veranstaltungen gibt es, ähnlich wie Menschen, in verschiedenen Formen und Größen, von kleinen Treffen bis hin zu großen internationalen Zusammenkünften, von konventionell bis hin zu speziell und einzigartig, es gibt einfach so viele davon. Die Beschreibung der vielen Arten und Formen von Veranstaltungen würde niemals enden. Anstatt zu sehr ins Detail zu gehen, wollen wir die Ps auf eine Art und Weise erkunden, die für alle Arten von Veranstaltungen verwendet werden kann. Außerdem finden Sie hier einige beliebte und unverzichtbare Fragen, mit denen Sie Ihren Entscheidungsprozess reflektieren können, während Sie weiterlesen.

1. Projekt

Wenn Sie mit Ihrem Projekt beginnen, müssen Sie sich zuallererst fragen: Was wollen Sie tun? Welche Art von Veranstaltung stellen Sie sich vor, die Sie organisieren wollen? Was hoffen Sie zu erreichen?

Am Anfang eines Projekts steht immer eine Idee. Egal, ob es sich um eine kleine oder alberne Idee handelt, JEDE Idee kann in die Realität umgesetzt werden. Wir müssen diese Ideen nur langsam aufräumen, um sie realistischer zu machen. Nehmen wir an, Sie haben beschlossen, eine Benefizveranstaltung für die Cheerleader Ihrer Schule zu planen. Prima! Jetzt müssen wir Ihre Optionen eingrenzen, damit es plausibel ist und nicht mehrere gegensätzliche Ideen miteinander vermischt werden.

2. Leute

Nun, da Sie eine klare Vorstellung davon haben, welche Veranstaltung Sie planen könnten. Der nächste Schritt besteht darin, die für die Durchführung der Veranstaltung erforderlichen Personen zu finden. Zu den Menschen gehören alle Mitarbeiter, die indirekt und direkt mit den Kunden zu tun haben.

Fragen Sie sich also jetzt: Wen brauchen Sie, um den reibungslosen Ablauf der Veranstaltung zu gewährleisten? Wird diese spezielle Rolle während der Veranstaltung benötigt? Wie viele Personen brauchen Sie für diese Position?

3. Preis

Nun haben wir unser Projekt auf die Beine gestellt und die erforderlichen Personen rekrutiert. Aber… es ist an der Zeit, sich ernsthaft mit der Budgetierung der Veranstaltung zu befassen. Dies ist von entscheidender Bedeutung, da die Preisentscheidung die folgenden Schritte beeinflussen kann. Stellen Sie sich die folgenden Fragen zum Thema Geld:

Wollen Sie nur sicherstellen, dass die Veranstaltung gut endet und die Kosten kein Problem darstellen? Ist es Ihnen wichtig, Gewinne zu erzielen? Was sind Ihre finanziellen Ziele?

4. Ort

Das Finanzielle und die Berechnungen sind endlich erledigt, jetzt geht es um den nächsten Teil: den Ort.

Wo wird die Veranstaltung stattfinden? Wie lange brauchen die Teilnehmer, um dorthin zu gelangen? Liegt es im Rahmen unseres Budgets?

Der Ort, an dem die Veranstaltung stattfinden soll, ist zweifelsohne einer der wichtigsten Faktoren. Wie wollen Sie ohne einen Ort Ihre Veranstaltung überhaupt durchführen? Oftmals kann dies dazu führen, dass eine Veranstaltung abgesagt wird, wenn der Raum oder die Location nicht rechtzeitig gesichert wurde. Das wollen wir vermeiden, denn eine Absage kann zu einem schlechten Ruf und zu einem Verlust an potenziellen Einnahmen führen.

5. Werbung

Wir haben die Hälfte unserer 8Ps hinter uns! Jetzt ist es an der Zeit für den lauten Teil der Ps. Bei der Werbung müssen Sie lernen, Lärm zu machen und laut zu werden, um Ihre Veranstaltung zu bewerben. Damit meine ich nicht, dass Sie buchstäblich schreien, sondern dass Sie auf jede erdenkliche Weise für Aufsehen sorgen müssen. Woran Sie denken müssen:

Wie werden Sie für Ihre Veranstaltung werben? Wie können Sie Ihr Ziel am besten erreichen? Wie können Sie die Teilnehmer auf einzigartige Weise zu Ihrer Veranstaltung einladen?

6. Partner

Ihre Veranstaltung steht kurz vor der Veröffentlichung und der Verkauf der Eintrittskarten beginnt! Doch vorher müssen Sie sich nach potenziellen Sponsoren oder Organisationen umsehen, die Sie bei Ihrer Veranstaltung unterstützen könnten.